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河南電力成功實施物資合同簽約電子化結算

時間:[2019-11-01 ] 信息來源:中電新聞網
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  “截至目前,河南省‘煤改電’工程物資采購合同已全部完成電子化簽約。往年這時候,我們還在加班加點,跟供應商面對面簽合同,天天不停地蓋章,手都腫了。現在,通過電子化簽約,半分鐘就能簽一份合同,后續的結算工作也可以在手機App上辦理!”10月16日,說起物資合同簽約結算電子化的變革,國網河南省電力公司供應商服務中心專責閆朝陽喜不自禁。

  2017年底,河南電力創新物資管理工作,實施“豫電物資合同簽約結算電子化”項目,陸續實現合同電子簽章、“三單”(到貨驗收單、投運單、質保單)電子簽批、發票池自動處理、支付融合智能結算。今年1月起,簽約結算新模式在河南電力系統內全面落地應用。正如閆朝陽所說,從前,溝通只能“面對面”,現在,辦事只需“鍵對鍵”。

  數據多跑路 人員少跑腿

  近年來,河南電網建設規模逐年增大,工程物資合同簽約結算任務量成倍增長,電力物資簽約年均業務量高達20萬份。“以前全是紙質合同、紙質采購供貨單,且一式三份,甲乙雙方需當面簽字蓋章,每年僅各方加蓋印章就達60萬次。”河南電力物資公司合同管理部副主任孟憲勝介紹。

  “2017年,國家電網有限公司對電子簽章應用提出指導意見,我們成立信息化專項工作小組,開展首個重點信息化項目———電子商務平臺合同自動電子簽章功能研發,并于同年11月20日成功上線‘電子簽章’小插件,不僅陸續實現了電子簽章全覆蓋,而且優化提升為自動處理。”孟憲勝說。

  為確保電子章真實有效,工作組成員基于電子商務平臺制作電子章,植入中國金融認證中心(CFCA)身份認證,保障簽章法律效力。同時,不斷優化插件功能,實現了程序一鍵啟動、自動執行、批量處理。“現在蓋一份合同僅需30秒,還可以指定位置。遠程異地電子化簽約時間由數天縮短至3秒。”山東魯能光大電力器材有限公司的業務員喻小平一提起合同電子簽章就贊不絕口。

  2018年初,河南電力在采購供貨單全部實現電子簽章的基礎上,全面擴大電子簽章范圍,實現了合同電子簽章全覆蓋。截至今年9月底,該公司已完成電子化簽署合同3萬余份、協議庫存采購供貨單35萬余份,合同簽約成本和風險有效降低,工作效率和管理水平大幅提升。

  功能“高大上” 操作“傻白甜”

  有了合同電子簽章的成功經驗,河南電力決定在物資結算環節實施電子化改革創新。以往,結算手續均為線下辦理,需供應商傳遞大量紙質單據,流轉慢、易丟失、差旅成本高。基層單位簽批蓋章手續煩瑣、鏈條長、周期長。供應商服務中心手工驗審票據及多系統交叉處理業務,工作量大、辨偽難、歸檔難。

  2018年1月,河南電力調整ERP相關功能模塊,同步開發上線手機App“掌上單據”,提前收集管控用戶權限,實現收貨信息手機掃碼、單據簽批流轉手機確認及查詢、簽批人和時間手機記錄,取代紙質介質、人工簽章、線下跑單,保證單據安全、有效、完整、準確、可追溯,簡單快捷。同時,以銀行回單及短信推送結合作為收款憑證,取代紙質收據,并增設質保期滿自動提醒功能,通過ERP和App推送至項目單位,通過App推送至供應商,有效防范質保金逾期,按時完成合同結算。

  “我負責的南陽、周口、商丘、焦作、洛陽等多個城市的項目都遠程完成了單據電子化辦理,‘掌上單據’App真是方便快捷!”作為最早使用電子化結算的供應商,中國電建集團河南電力器材有限公司業務員段加加說。3月14日,周口太康高朗35千伏輸變電工程物資到貨后,段加加1天就完成了項目單位、施工、監理、屬地物資公司的在線簽批,并實時查詢了到貨驗收單辦理狀態。

  目前,新結算模式下產生的電子單據已實現全省范圍線上辦理,結算單據簽批、流轉、驗審等處理時長由半個月縮短至3分鐘,節約了大量社會成本。截至9月底,“三單”電子化已覆蓋全省物資合同結算業務,完成線上發起、審批、傳遞等電子流轉業務共1.6萬條,累計結算金額19.7億元。

  預算報得準 支付到賬快

  今年3月,剛通過“掌上單據”App流轉完成到貨驗收單的江東金具設備有限公司業務員王陽,又為遞交小額發票犯了愁:“專門為遞交發票跑一趟鄭州,差旅費比發票金額還高,如果積攢多次發票一起遞交,又影響公司資金回籠和生產進度。”于是他向河南電力供應商服務中心尋求幫助。

  河南電力供應商服務中心專責曹秀青告訴王陽,早在2018年11月,河南電力就依托財務管控系統,搭建了“發票池”,只要發票開出,就可第一時間調取發票數據,不用到現場辦理業務,只需要郵寄紙質發票即可,高效完成發票校驗一鍵審核、入賬憑證智能生成。

  此外,河南電力還創新開展支付融合智能結算業務,打通ERP與財務管控系統接口,資金預算自動傳輸;自動生成電子付款審批表,取代手工簽字,實時記錄實名簽批和時間信息,全鏈條簽批流轉最快1日內即可完成;增設風險管控關口,系統自動預警提醒涉訴、違約等問題供應商,保障資金安全;多任務融合,實現預算數據一鍵提報、線上審核一鍵簽批、支付制證一鍵生成、風險預警一鍵管控。

  “物資合同簽約結算電子化,方便了供應商,也方便了我們。”9月16日,河南電力物資公司總經理薛洛良如是說。

  截至9月底,在支付融合新模式下共完成支付業務1.3萬筆,累計金額15.2億元。“你們率先實現了智慧結算,經驗值得在系統內全面推廣!”國網物資有限公司調研組參觀河南電力供應商服務中心后,對物資創新工作贊嘆不已。

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